Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung
Ihr Berater vor Ort. Sowie Deutschlandweit.
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Die Mehrwertsteuer ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Steuersystems und grundsätzlich auf alle Lieferungen und Leistungen von Unternehmern zu erheben. Dennoch gibt es bestimmte Situationen, in denen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden dürfen oder sogar müssen. Diese Ausnahmen sind jedoch streng geregelt und erfordern eine genaue Kenntnis der steuerrechtlichen Bestimmungen.
Für Unternehmer ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wann sie berechtigt oder verpflichtet sind, auf die Ausweisung der Mehrwertsteuer zu verzichten. Fehler in diesem Bereich können zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen, einschließlich Steuernachforderungen, Säumniszuschlägen und möglichen Bußgeldern.
Die Mehrwertsteuer, auch Umsatzsteuer genannt, ist im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Nach §1 UStG unterliegen grundsätzlich alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, der Umsatzsteuer. Dies bedeutet, dass auf Rechnungen normalerweise die Mehrwertsteuer ausgewiesen werden muss.
Die Steuersätze betragen dabei in der Regel 19% für den Regelsteuersatz und 7% für den ermäßigten Steuersatz. Diese Steuer muss vom leistenden Unternehmer an das Finanzamt abgeführt werden, nachdem er die ihm in Rechnung gestellte Vorsteuer abgezogen hat.
Jedoch sieht das Umsatzsteuergesetz verschiedene Ausnahmen von dieser Grundregel vor. Diese Ausnahmen sind abschließend im Gesetz geregelt und dürfen nicht willkürlich angewendet werden. Eine fehlerhafte Anwendung kann zu erheblichen steuerlichen Konsequenzen führen.
Die Kleinunternehmerregelung ist eine der häufigsten Gründe für Rechnungen ohne Mehrwertsteuer. Nach §19 UStG können Unternehmer, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigt, von der Umsatzsteuer befreit werden.
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen, beispielsweise: „steuerfreier Kleinunternehmer nach §19 UStG“. Wichtig ist dabei, dass Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen können und somit die ihnen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer als Betriebsausgabe behandeln müssen.
Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Unternehmer können auch darauf verzichten und sich zur Umsatzsteuer registrieren lassen, was insbesondere bei B2B-Geschäften vorteilhaft sein kann, da die Kunden dann Vorsteuer abziehen können.
Das Umsatzsteuergesetz sieht in §4 verschiedene Steuerbefreiungen vor, die zur Ausstellung von Rechnungen ohne Mehrwertsteuer berechtigen. Diese Befreiungen betreffen bestimmte gesellschaftlich wichtige oder gemeinnützige Bereiche:
Zu den wichtigsten Steuerbefreiungen gehören Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte und andere Heilberufler, Leistungen von Krankenhäusern und anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens, sowie Unterrichts- und Bildungsleistungen an allgemeinbildenden oder berufsbildenden Schulen.
Weitere bedeutende Befreiungen umfassen Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (mit Ausnahmen), bestimmte Finanzdienstleistungen wie Kreditgewährung und Versicherungsleistungen, sowie gemeinnützige Tätigkeiten von anerkannten gemeinnützigen Organisationen.
Bei Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten an umsatzsteuerlich registrierte Unternehmer können die Rechnungen ohne deutsche Mehrwertsteuer ausgestellt werden. Dies setzt voraus, dass der Kunde über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt und die Ware tatsächlich in das andere EU-Land transportiert wird.
Die Rechnung muss in diesem Fall einen entsprechenden Hinweis enthalten, beispielsweise: „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß §4 Nr. 1b UStG.“ Zusätzlich sind besondere Dokumentations- und Meldepflichten zu beachten, insbesondere die zusammenfassende Meldung.
In bestimmten Fällen wird die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger verlagert (Reverse Charge). Dies betrifft beispielsweise Bauleistungen zwischen Unternehmern, Lieferungen bestimmter Waren wie Schrott oder Edelmetalle, sowie Leistungen ausländischer Unternehmer an deutsche Unternehmer.
Bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.“ Der Empfänger muss dann die Umsatzsteuer selbst berechnen und abführen, kann aber gleichzeitig die Vorsteuer geltend machen.
Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker und andere Angehörige der Heilberufe sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn sie Heilbehandlungen durchführen. Diese Befreiung gilt jedoch nicht für alle Leistungen. Kosmetische Behandlungen ohne medizinische Indikation oder der Verkauf von Medikamenten und Hilfsmitteln können umsatzsteuerpflichtig sein.
Die Abgrenzung zwischen steuerfreien Heilbehandlungen und steuerpflichtigen Leistungen kann in der Praxis schwierig sein. Entscheidend ist der medizinische Zweck der Leistung und die berufliche Qualifikation des Leistenden.
Private Bildungseinrichtungen können unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sein. Dies gilt insbesondere für Schulen, die als Ersatzschulen staatlich anerkannt sind, sowie für berufliche Fortbildungsmaßnahmen.
Freiberufliche Dozenten und Trainer müssen genau prüfen, ob ihre Leistungen unter die Steuerbefreiung fallen. Entscheidend sind Faktoren wie die Art der Bildungsmaßnahme, die Zielgruppe und die organisatorische Durchführung.
Die Vermietung von Wohnraum ist grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Bei gewerblich genutzten Immobilien können Vermieter jedoch zur Steuerpflicht optieren, um Vorsteuer geltend machen zu können. Diese Option muss gegenüber dem Finanzamt erklärt werden und bindet für mindestens fünf Jahre.
Kurzzeitvermietungen, wie sie bei Ferienwohnungen oder Hotels üblich sind, sind dagegen grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Die Abgrenzung zwischen steuerfreier Vermietung und steuerpflichtiger Beherbergung richtet sich nach der Dauer der Überlassung und den zusätzlich erbrachten Leistungen.
Auch Rechnungen ohne Mehrwertsteuer müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, der vollständige Name und die Anschrift des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, sowie das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag.
Bei steuerfreien Umsätzen muss zusätzlich ein Hinweis auf die Steuerbefreiung aufgenommen werden. Dieser Hinweis sollte die entsprechende Rechtsgrundlage benennen, also beispielsweise den entsprechenden Paragraphen des Umsatzsteuergesetzes.
Die ordnungsgemäße Dokumentation steuerfreier Umsätze ist von besonderer Bedeutung. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen beispielsweise Belege über den Transport der Ware in das andere EU-Land aufbewahrt werden. Bei Steuerbefreiungen nach §4 UStG sollten die Voraussetzungen der Steuerbefreiung dokumentiert werden.
Alle Belege müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden. In der digitalen Zeit können Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden, sofern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden.
Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung wurden in den letzten Jahren mehrfach angepasst. Seit 2025 gelten die aktuellen Grenzen von 25.000 Euro für das Vorjahr und 100.000 Euro für das laufende Jahr. Diese Anhebung hat vielen Unternehmern geholfen, länger von der Steuerbefreiung zu profitieren.
Gleichzeitig hat der Gesetzgeber die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung verschärft. So müssen Unternehmer jetzt genauer prüfen, ob sie tatsächlich als Kleinunternehmer gelten können oder ob beispielsweise durch Tochtergesellschaften oder verbundene Unternehmen die Umsatzgrenzen überschritten werden.
Die Europäische Union arbeitet kontinuierlich an der Harmonisierung der Mehrwertsteuersysteme. Dies betrifft insbesondere den elektronischen Handel und grenzüberschreitende Dienstleistungen. Unternehmer, die grenzüberschreitend tätig sind, müssen diese Entwicklungen genau verfolgen.
Die DFSW Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung beobachtet diese Entwicklungen aufmerksam und informiert ihre Mandanten regelmäßig über relevante Änderungen. Besonders bei der komplexen Materie der grenzüberschreitenden Umsatzbesteuerung ist fachkundige Beratung unerlässlich.
Die Rechtsprechung zu Steuerbefreiungen entwickelt sich kontinuierlich weiter. Besonders bei der Abgrenzung zwischen steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen gibt es immer wieder neue Entscheidungen der Finanzgerichte und des Bundesfinanzhofs.
Ein aktuelles Beispiel ist die Rechtsprechung zu Online-Bildungsangeboten während der Corona-Pandemie. Hier mussten die Gerichte klären, unter welchen Voraussetzungen digitale Bildungsleistungen von der Umsatzsteuer befreit sind.
Bevor Sie eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen, prüfen Sie folgende Punkte:
• Liegt tatsächlich ein Grund für die Steuerbefreiung vor?
• Sind alle Voraussetzungen der entsprechenden Steuerbefreiung erfüllt?
• Ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung korrekt formuliert?
• Sind alle sonstigen Rechnungspflichtangaben enthalten?
• Wurde die Steuerbefreiung ordnungsgemäß dokumentiert?
• Wurden eventuelle Meldepflichten beachtet?
• Ist die Rechnung ordnungsgemäß nummeriert und datiert?
Bei Unsicherheiten sollten Sie unbedingt steuerlichen Rat einholen. Die Kosten einer Beratung sind meist deutlich geringer als die möglichen Folgen einer fehlerhaften Rechnungsstellung.
Wenn Rechnungen fälschlicherweise ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden, obwohl die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung nicht vorliegen, kann das Finanzamt die Steuer nachfordern. Dies kann auch Jahre später noch geschehen, da die Festsetzungsfrist grundsätzlich vier Jahre beträgt.
Zusätzlich zur nachgeforderten Steuer können Säumniszuschläge und Zinsen anfallen. In besonders schweren Fällen können auch Bußgelder verhängt werden, insbesondere wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht.
Wenn ein Kunde fälschlicherweise Vorsteuer aus einer Rechnung ohne Mehrwertsteuer geltend macht, kann dies zu Problemen bei beiden Beteiligten führen. Der Kunde muss die zu Unrecht geltend gemachte Vorsteuer zurückzahlen, während der Rechnungssteller möglicherweise die Steuer nachzahlen muss.
In bestimmten Fällen kann Vertrauensschutz greifen, wenn Unternehmer gutgläubig auf eine falsche Auskunft des Finanzamts vertraut haben. Dies ist jedoch die Ausnahme und erfordert den Nachweis, dass eine konkrete, auf den Einzelfall bezogene Auskunft erteilt wurde.
Die DFSW Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung hilft ihren Mandanten dabei, solche Situationen zu vermeiden und im Streitfall die bestmögliche Lösung zu finden.
Wenn ein Unternehmer sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Umsätze erzielt, müssen diese sauber getrennt werden. Dies betrifft beispielsweise Ärzte, die neben Heilbehandlungen auch kosmetische Leistungen anbieten, oder Bildungseinrichtungen, die sowohl steuerfreie Kurse als auch steuerpflichtige Veranstaltungen durchführen.
Die Trennung muss nicht nur in der Rechnungsstellung, sondern auch in der Buchführung und bei der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen. Werden beide Arten von Umsätzen erzielt, ist eine Kleinunternehmerregelung oft nicht möglich oder nicht sinnvoll.
Bei der Prüfung der Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung sind auch Umsätze verbundener Unternehmen zu berücksichtigen. Dies kann dazu führen, dass ein einzelnes Unternehmen die Umsatzgrenzen nicht überschreitet, aber dennoch nicht als Kleinunternehmer gelten kann.
Ähnliche Probleme können bei der umsatzsteuerlichen Organschaft auftreten. Hier werden mehrere rechtlich selbstständige Unternehmen steuerlich als ein Unternehmen behandelt, was erhebliche Auswirkungen auf die Rechnungsstellung haben kann.
Bei grenzüberschreitenden Geschäften wird die Frage der Rechnungsstellung ohne Mehrwertsteuer besonders komplex. Neben den deutschen Regelungen müssen auch die Bestimmungen des Bestimmungslands beachtet werden.
Die DFSW Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung verfügt über umfassende Erfahrung in der Beratung bei internationalen Sachverhalten und kann ihre Mandanten vor kostspieligen Fehlern bewahren.
Die Ausstellung von Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ist nur unter ganz bestimmten, gesetzlich geregelten Voraussetzungen zulässig. Die wichtigsten Fälle sind die Kleinunternehmerregelung, spezielle Steuerbefreiungen und grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU.
Eine fehlerhafte Anwendung dieser Regelungen kann zu erheblichen steuerlichen Nachteilen führen. Daher ist es ratsam, bei Unsicherheiten rechtzeitig professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Die Investition in eine qualifizierte steuerliche Beratung zahlt sich meist durch die Vermeidung kostspieliger Fehler aus.
Unternehmer sollten ihre steuerliche Situation regelmäßig überprüfen lassen, insbesondere bei Änderungen der Geschäftstätigkeit oder des Umsatzvolumens. Nur so können sie sicherstellen, dass sie alle steuerlichen Vorteile nutzen und gleichzeitig alle Pflichten erfüllen.
Bei komplexen Sachverhalten oder Unsicherheiten in der Anwendung der Umsatzsteuerregelungen sollten Sie nicht zögern, fachkundigen Rat einzuholen. Die Experten stehen Ihnen mit ihrer langjährigen Erfahrung gerne zur Verfügung.
Nein, die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Sie können auch darauf verzichten und sich zur Umsatzsteuer registrieren lassen.
Ja, ein Wechsel ist möglich, bindet Sie aber für mindestens fünf Jahre an die Regelbesteuerung.
Sie werden automatisch umsatzsteuerpflichtig und müssen ab sofort (auch unterjährig) Mehrwertsteuer ausweisen.
Nein, nur Heilbehandlungen sind befreit. Kosmetische Behandlungen oder der Verkauf von Hilfsmitteln können steuerpflichtig sein.
Über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie über das Bundeszentralamt für Steuern prüfen können.
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