Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung
Ihr Berater vor Ort. Sowie Deutschlandweit.
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Das Einkommensteuergesetz definiert:
„Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ (§ 4 Abs. 4 EStG)
Daraus ergeben sich zwei Kernfragen:
Wichtig:
Ob eine Ausgabe „vernünftig“ oder „luxuriös“ ist, spielt zunächst keine Rolle. Je ungewöhnlicher oder privater die Ausgabe wirkt, desto genauer prüft das Finanzamt die betriebliche Veranlassung.
Abziehbar sind z.B.:
Bei eigenen Immobilien erfolgt der Abzug in der Regel über Abschreibungen (AfA) und die laufenden Kosten.
Teurere Anschaffungen werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben, z.B.:
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können je nach gesetzlicher Grenze im Jahr der Anschaffung sofort oder in Sammelposten abgeschrieben werden. Welche Variante sinnvoll ist, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Typische abziehbare Betriebsausgaben sind u.a.:
Personalkosten gehören zu den wichtigsten laufenden Betriebsausgaben und mindern den Gewinn in voller Höhe.
Wenn Fahrzeuge betrieblich genutzt werden, sind u.a. abziehbar:
Wird ein Fahrzeug gemischt privat und betrieblich genutzt, sind nur die betrieblichen Anteile abzugsfähig (z.B. über Fahrtenbuch oder pauschale Methoden).
Reisekosten (In- und Ausland):
Voraussetzung ist stets ein klarer betrieblicher Anlass.
Typische betriebliche Versicherungen:
Weitere Kosten:
Reine Privatversicherungen (z.B. private Haftpflicht, Hausrat) sind keine Betriebsausgaben – sie können ggf. als Sonderausgaben im Privatbereich eine Rolle spielen.
In modernen Unternehmen ein großer Kostenblock:
Gemischt genutzte Geräte/Anschlüsse (privat und betrieblich) müssen anteilig aufgeteilt werden.
2.7 Marketing & Werbung
Alles, was der Kundengewinnung und -bindung dient, ist regelmäßig Betriebsausgabe, z.B.:
Wichtig ist der Werbezweck – rein private Repräsentation oder Luxusaufwendungen werden kritisch gesehen.
Bei Einzelunternehmern und Freiberuflern:
Die Abgrenzung ist komplex – hier lohnt sich eine individuelle Prüfung.
Einige Aufwendungen sind nicht in voller Höhe abziehbar:
4.1 Bewirtungskosten
Bewirtung von eigenen Mitarbeitenden (z.B. Betriebsfeiern im üblichen Rahmen) kann unter erleichterten Bedingungen voll abziehbar sein.
4.2 Geschenke an Geschäftspartner
Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind (z.B. Kunden, Geschäftspartner), sind nur innerhalb enger Grenzen abziehbar. Wird eine gesetzliche Freigrenze überschritten, kann der gesamte Betrag nicht als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Hier sollten aktuelle Werte und Bedingungen gemeinsam mit der Steuerberatung geprüft werden.
4.3 Repräsentationsaufwendungen
Aufwendungen mit starkem Luxus- oder Statuscharakter (z.B. exklusive Veranstaltungen, VIP-Logen, übermäßige Bewirtungen) werden oft nur eingeschränkt als Betriebsausgaben anerkannt – alles, was in Richtung „private Lebensführung“ geht, kann nicht oder nur teilweise abgesetzt werden.
Ganz klar nicht abziehbar sind u.a.:
In der Praxis häufig: Ausgaben mit betrieblichem und privatem Anteil, z.B.:
Grundsatz:
Die kurze Antwort:
Fast alle Kosten, die objektiv und subjektiv mit Ihrem Betrieb zusammenhängen, können als Betriebsausgaben den steuerpflichtigen Gewinn mindern – aber: private Anteile sind herauszurechnen, und für einzelne Bereiche gelten spezielle Beschränkungen.
Insbesondere absetzbar sind:
Grenzen bestehen z.B. bei:
Welche Kosten in Ihrem konkreten Fall abziehbar sind und wie Sie diese optimal dokumentieren, hängt stark von Ihrer Rechtsform, Branche und Arbeitsweise ab. Eine individuelle steuerliche Beratung ist daher besonders sinnvoll – gerade, wenn Umsätze wachsen oder Investitionen anstehen.
Entscheidend ist ein klarer betrieblicher Zusammenhang. Je näher eine Ausgabe an Ihrem Kerngeschäft ist, desto unproblematischer ist der Abzug. Bei gemischten oder „ungewöhnlichen“ Kosten sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären, ob und in welchem Umfang ein Abzug möglich ist.
Mit Rechnungen, Verträgen, Kontoauszügen, Fahrtenbüchern und internen Aufzeichnungen. Eine saubere, möglichst digitale Belegorganisation ist der wichtigste Baustein, um Kosten im Zweifel belegen zu können.
Wenn Sie Ihren Privat-Pkw beruflich nutzen, können Sie für berufliche Fahrten Betriebsausgaben geltend machen – z.B. über die Kilometerpauschale. Nutzen Sie ein Fahrzeug überwiegend betrieblich, kommen andere Modelle (z.B. Betriebsvermögen mit Fahrtenbuch oder Pauschalmethoden) in Betracht.
Solche Zahlungen sollten als Privatentnahme gebucht werden – sie sind keine Betriebsausgaben. Wichtig ist, dass in der Buchhaltung klar erkennbar ist, welche Zahlung betrieblich und welche privat veranlasst war.
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