Dirk Fuß Steuer- und Wirtschaftsberatung
Ihr Berater vor Ort. Sowie Deutschlandweit.
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Gewinn = Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben
Freiberufler:innen gehören zu den Katalog- oder katalogähnlichen Berufen, insbesondere in Bereichen wie:
In der Regel:
Wird zusätzlich eine gewerbliche Tätigkeit aufgenommen (z.B. Handel mit Waren, Betrieb eines Onlineshops neben der freiberuflichen Tätigkeit), kann sich die steuerliche Einordnung ändern – hier ist eine individuelle Prüfung wichtig.
Grundsatz:
Alle Ausgaben, die objektiv mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit zu tun haben und subjektiv dafür getätigt werden, sind potenzielle Betriebsausgaben.
Nachfolgend die wichtigsten Blöcke:
Alles, was Sie zur Ausübung Ihrer Tätigkeit benötigen, ist in der Regel Betriebsausgabe, z.B.:
Steuerliche Behandlung:
Wichtig:
Bei gemischter Nutzung (privat + beruflich) ist in der Regel der berufliche Anteil abziehbar (z.B. 70 % Laptop, 60 % Handy) – plausibel begründen und möglichst konstant handhaben.
Freiberufler:innen arbeiten häufig:
Mögliche Kosten:
Das häusliche Arbeitszimmer ist nur absetzbar, wenn:
Steht kein voll anerkennungsfähiges Arbeitszimmer zur Verfügung, kann – abhängig von der Rechtslage – oft zumindest der Homeoffice-Pauschbetrag für Tage angesetzt werden, an denen überwiegend von zuhause gearbeitet wurde.
Freiberufler:innen kommunizieren viel – telefonisch, per Mail, Videocall:
Absetzbar sind z.B.:
Bei gemischt genutzten Anschlüssen ist eine Aufteilung nach Nutzung nötig (z.B. 50 % privat, 50 % beruflich). Viele Finanzämter akzeptieren eine realistische Schätzung, wenn sie nachvollziehbar begründet wird.
Auch bei Freiberufler:innen ein großer Kostenblock:
Mögliche Ansätze:
Wichtig ist eine Dokumentation der beruflichen Fahrten (Datum, Ziel, Zweck, Kilometer).
Alles, was der Kundengewinnung und -bindung dient, gehört in der Regel zu den Betriebsausgaben:
Voraussetzung: die Maßnahmen dienen klar Ihrem Business, nicht primär privaten Interessen.
Typische absetzbare Versicherungen im freiberuflichen Kontext:
Diese zählen meist voll zu den Betriebsausgaben, sofern sie direkt auf die freiberufliche Tätigkeit bezogen sind.
Private Vorsorge (Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung, Berufsunfähigkeit) wird grundsätzlich als Sonderausgabe im Privatbereich berücksichtigt und nicht als Betriebsausgabe.
Fortbildung ist für Freiberufler:innen oft Pflicht und Kür zugleich:
Voraussetzung: konkreter beruflicher Bezug – allgemeine Persönlichkeitsseminare ohne Berufsbezug sind kritisch, berufsnahe Weiterbildungen dagegen meist voll abziehbar.
Auch wenn vieles absetzbar ist – es gibt klare Grenzen:
Bei gemischten Aktivitäten (z.B. Geschäftsreise mit privater Verlängerung) müssen die beruflichen und privaten Anteile sauber getrennt werden.
Gerade Freiberufler:innen nutzen vieles doppelt:
Grundsatz:
Nur der berufliche Anteil ist als Betriebsausgabe abziehbar.
Praktische Vorgehensweise:
Im Zweifel sollten Sie die Aufteilung mit Ihrer Steuerberatung abstimmen – gerade bei hohen Kosten (z.B. teurer Firmenwagen) lohnt sich eine präzise Vorgehensweise.
Kurz gesagt:
Alles, was objektiv mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit zu tun hat und subjektiv dafür getätigt wird – soweit es nicht private Lebensführung ist.
Dazu gehören insbesondere:
Grenzen bestehen überall dort, wo:
Welche konkreten Kosten Sie in welcher Höhe ansetzen können, hängt von Ihrer persönlichen Situation, Branche und Arbeitsweise ab. Eine individuelle steuerliche Beratung ist daher besonders für Freiberufler:innen sinnvoll – gerade, wenn Umsätze wachsen oder das Geschäftsmodell komplexer wird.
Wenn Sie den Laptop sowohl privat als auch beruflich nutzen, ist in der Regel nur der berufliche Anteil abziehbar. Nutzen Sie ihn z.B. zu etwa 70 % beruflich, können 70 % der Anschaffungskosten und laufenden Kosten als Betriebsausgaben gelten.
Ein eigenes externes Büro ist keine Pflicht. Viele Freiberufler:innen arbeiten vollständig im Homeoffice. Ein absetzbares häusliches Arbeitszimmer erfordert jedoch einen nahezu ausschließlich beruflich genutzten Raum. Alternativ kommt – je nach Gesetzeslage – der Homeoffice-Pauschbetrag in Betracht.
Ja, über berufliche Fahrtkosten. Entweder über die Kilometerpauschale für jeden beruflich gefahrenen Kilometer oder – bei höherem Aufwand – über tatsächliche Kfz-Kosten mit anteiliger Zuordnung. Wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation.
Berufliche Versicherungen wie Berufshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht, Büro-/Inhaltsversicherung, ggf. Berufsrechtsschutz sind in der Regel voll als Betriebsausgabe abziehbar. Private Vorsorgeversicherungen (Kranken, Renten, BU) werden separat als Sonderausgaben berücksichtigt.
Ja, Bewirtungskosten können grundsätzlich angesetzt werden – allerdings meist nur anteilig und unter bestimmten formalen Voraussetzungen (Beleg mit Anlass, Teilnehmern, Ort, Datum). Die steuerliche Anerkennung ist hier strenger als bei anderen Kosten.
Pflicht ist es nicht. Gerade zu Beginn oder bei einfachen Strukturen kann man die EÜR theoretisch selbst machen. Praktisch ist eine Steuerberatung aber oft sehr sinnvoll – sie hilft, Fehler zu vermeiden, Optimierungspotenziale zu nutzen und Ihnen den Rücken für Ihre eigentliche Arbeit freizuhalten.
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